CAPITULO IV- ADMINISTRACION DE LA ASOCIACION

Objetivos:

Al final de esta unidad, los miembros de la Asociación podrán:

1. Entender los principios básicos de operación en la administración de una asociación.

2. Preparar un calendario agrícola y de actividades.

3. Administrar los asuntos financieros y otros temas relacionados con crédito.

Preparación para la Lección:

1. Posters

2. Pizarra/tiza

3. Calendario de cuadros grandes/prepare un calendario de entrenamiento.

Conceptos a Enseñar:

1. Principios generales de administración de AMIGA.

2. Plan de Actividades.

3. Calendario de Reuniones.

4. Organización de Comités.

5. Cuenta Bancaria/Línea de Crédito.

6. Registros Financieros.

INTRODUCCION

La organización de una Asociación de Amigos Agricultores implica: la selección de agricultores, uso de la Encuesta de Necesidades Básicas Humanas, entendimiento de la comunidad, oportunidad de conocer a individuos que servirán en diferentes posiciones de liderismo, etc. El facilitador necesita estar conciente de las diferencias culturales, religiosas, sociales y jerárquicas de la sociedad en la que operará.
Este ejercicio demanda que el facilitador conozca a fondo el área y las personas. Necesita familiarizarse con las circunstancias locales en cuando a organizaciones de agricultores. En algunas áreas tales actividades pueden estar prohibidas por el gobierno. Los facilitadores deben prestar atención a las condiciones sociales prevalentes, así como las regulaciones gubernamentales en cuanto a la formación de organizaciones o agrupaciones. La organizacion AMIGA, apoyada por el Instituto Benson, ha sido ideada con el fin de aceptar nueva tecnología (MAPE), adminsitrar fondos, promover el intercambio de ideas, aumentar la producción de alimentos, y mejorar los estándares de salud e higiene. Ninguno de los puntos anteriores tiene o está conectado a ninguna ideología política o expresión religiosa. El Instituto Benson no está interesado en obtener ningún tipo de ganancia, ingresos o propiedad de ningún individuo o grupo. Por causa de que muchos pequeños agricultores han sido víctimas de abusos, es difícil que confíen en organizaciones que dicen estar interesadas en contribuir a su bienestar.

Cuando explique estos conceptos, permita que los individuos tomen el tiempo necesario para hacer preguntas y expresar dudas. Conteste directamente y vaya al grano. Explique su posición como miembro del equipo. No se muestre dudoso al contestar preguntas. Si no tiene una respuesta, indíquelo así, evite inventar respuestas.

Es importante que los miembros de AMIGA entiendan todos los conceptos e ideas presentadas. Muchas veces se pueden malinterpretar ciertas dudas o preocupaciones, y el resultado puede ser un
malentendido. Se puede evitar esta situación si se entreda adecuadamente a los líderes de AMIGA.

Concepto 1

Principios Generrales de la Administración de una AMIGA.
1. Responsabilidad. Cuando los líderes soliciten cierta tarea de los miembros, dicha tarea debe llevarse a cabo y terminarse en el tiempo estipulado.
2. Dirección. El liderismo debe estar constantemente al tanto de las etapas en que se encuentre determinada tarea.
3. Información. Se pueden evitar malentendidos en cuanto a una tarea, cuando se informa adecuadamente a los individuos responsables de ésta.
4. Dar Cuentas. Los líderes deben establecer continuamente una manera en la que los comités o miembros den cuentas de sus asignaciones.
5. Reporte. Los lideres, igual que los miembros, deben proveer un informe oral o escrito de sus hallazgos en cuanto a una determinada tarea.

A fin de que AMIGA trabaje juntamente de una manera efectiva, todos los miembros deben estar bien informados. Toda discusión debe conducirse en una atmósfera profesional. Siempre debe haber suficiente papel y lápices disponibles. Los secretarios o tesoreros deben estar listos para tomar nota y dar un reporte de toda la información necesaria.

El facilitador debe:

1. Alentar la participación y discusión de todos los miembros, sobre el tema que se esté tratando.
2. Estimular la cooperación entre miembros.
3. Invitar a los miembros a que compartan sus ideas y otras actividades.

Lista de Verificación del Facilitador. El liderismo debe evaluar las tareas por medio de las siguientes preguntas:
1. ¿Se comenzó a tiempo?
2. ¿Cuál fue el proposito de la reunión o tarea?
3. ¿Qué puede lograrse con esta reunión?
4. ¿Se revisó la agenda?
5. ¿Se llegó a un acuerdo sobre los temas
de la agenda?
6. ¿Alentó el liderismo la participación de los miembros?
7. ¿Ayudó el liderismo a que AMIGA llegara a una decisión?
8. ¿Se enfocó la reunión en el punto clave? ¿terminó a tiempo?

Proceso de Administración

El facilitador debe dar una breve revisión, presentado un caso específico (seleccione un caso actual), sobre cómo poner en marcha los principios de administración.

Fase: ¿Qué puede hacerse?
Pasos: Objetivos, Investigación, Alternativas

Fase: ¿Qué se hará?
Pasos: Procedimientos, Programas, Presupuesto

Fase: ¿Cómo se hará?
Pasos: Asignaciones, Tareas

Fase: ¿Qué se requiere para hacerlo?
Pasos: Desarrollo de selección de pasos, Lista de materiales necesarios, Recursos

Fase: ¿Quién lo hará?
Pasos: Liderismo, Comunicación, Supervisión

Fase: ¿Cómo se llevó a cabo?
Pasos: Operaciones, Interpretación, Implementación

Concepto 2

Plan de Actividades
Cuando los líderes piden a "alguien" que haga "algo", y éste piensa que "alguien más" lo hará, es seguro que "alguien más" no lo hará, y "nadie" será culpable por ello.
Cuando organice una tarea o actividad, siga los siguientes pasos:
1. Describa claramente lo que se debe hacer: "Pida a Pedro que compre 15 libras de semilla de soya".
2. Presente alternativas sobre la manera de llevar a cabo la asignación: "Puede comprar las semillas en la tienda ACME."
3. Indique por qué es necesario que se cumpla con la asignación: "Necesitamos la semilla de soya ahora porque esta es la temporada para sembrar soya".
4. Provea los medios necesarios para
facilitar la tarea: "Aquí están $50.00 para las semillas, $5.00 para el transporte, y $10.00 para la entrega".
5. Dé instrucciones adicionales en cuanto al artículo, tarea o asiganción: "Entregue la semilla al Presidente de la Asociación, el viernes a las 2:00 p.m."
6. Pida un breve reporte cuando la tarea se haya completado: "¿Tiene la factura y el recibo de transporte? ¿Llevó la semilla al Presidente?
7. Pregunte si se encontró alguna manera más efectiva de llevar a cabo la asignación: "¿Tuvo algún problema? ¿cómo lo resolvió? ¿piensa que será buena semilla?

Cuando enseñe cómo organizar un trabajo, siga el siguiente ejemplo:

Pregúntese:
a. ¿es eficiente?
b. ¿cumple los objetivos de AMIGA?
c. ¿es económico?
d. ¿he comparado esta acción con otras alternativas?
e. ¿lo he planeado correctamente?
f. ¿es ésto precisamente lo que necesito hacer?
g. ¿es flexible? ¿puedo cambiar el curso?
h. ¿está coordinado con otras actividades o metas de AMIGA?
Escriba:
a. Procedimientos para entender el proceso.
b. Pasos para futura revisión.
c. Repetición de tareas. Evite la duplicación.
Presupueste:
a. Cuantifique las necesidades.
b. Solicite un número adecuado.
c. Utilice su lápiz y calculadora.
d. Revise sus costos e ingresos.

Proceda

El liderismo y los presidentes de comités deben presentar tareas específicas o un ejemplo personal sobre la manera en que usted, como facilitador, desea organizar una tarea específica. Asegúrese de que haya revisado todos los conceptos e ideas. Si lo considera necesario, pida a un miembro que revise los pasos de la tarea solicitada. (1) [Cooperativas de Producción Agrícola,
Guatemala, 1988, INACOP.

Concepto 3

Calendario de Reuniones
Cuando organice una reunión de AMIGA, hay cuatro puntos importantes que deben considerarse antes de llamar a una asamble ageneral:
1. Tiempo: Encuentre un período de tiempo que se acomode a las tareas y actividades de los miembros. Asegúrese de que la mayoría de los miembros estén de acuerdo con el horario. De ser posible o necesario, pida que asignen su tarea a algún otro miembro de la familia, para que el miembro pueda asistir a la reunión. Recuerde que muchas veces los miembros harán el esfuerzo de estar presentes, sacrificando otras actividades importantes de su horario agrícola.
2. Lugar: Encuentre un lugar adecuado para la reunión. Procure un lugar central, de fácil acceso para todos los miembros, y donde no haya constantes interrupciones. Pida a los miembros que, de ser posible, no traigan niños.
3. Liderismo: Antes de convocar a cualquier reunión, asegúrese de que la presidencia esté enterada de la naturaleza y horario de la reunión. Debe notificarse primero al presidente. Si éste no se encuentra disponible, comuníquese de inmediato con el vice-presidente. Si ninguno de estos dos líderes se encuentra disponible, no convoque a la reunión, a menos que se trate de una situación absolutamente de urgencia. De ser así, contacte al secretario u otros miembros de comités. Si convoca a una reunión en la que no se encuentre presente o representado el liderismo de la asociación, estará creando conflictos.
4. Comunicación: El liderismo de AMIGA es responsable de comunicar todo tipo de información a los miembros. No corte los circuitos manteniendo el liderismo a oscuras.

Tipos de Reuniones:

1. Asamblea General. Esta reunión incluye a todos los miembros de la asociación y
su liderismo. Se convoca por la presidencia, para discutir asuntos imporantes que afectan a la Asociación, y posiblemente se requiera el voto de la membresía. Esta reunión debe llevarse a cabo por lo menos una vez al mes.
a. Debe prepararse una agenda.
b. El presidente o vice-presidente debe dar la bienvenida
c. Lecutra de minutas por el secretario.
d. Asuntos. Moderados por el presidente o vice-presidente, según previo acuerdo.
e. Registro de asistencia. El secretario debe leer en voz alta los nombres de todos los presentes.
f. Anotación de asuntos por el secretario.
g. Reporte de presupuesto por el tesorero.
h. Asignaciones dadas por el liderismo.
i. El liderismo propone una fecha para la siguiente reunión.
j. Conclusión por el liderismo.
k. Anuncios especiales por parte de cualquier miembro.

2. Reuniones de Liderismo. Esta reunión incluye solamente a los miembros de la presidencia: Presidente, Vice-Presidente, Secretario y Tesorero. Según sea necesario, se invitará a algún miembro de comité. Esta reunión se lleva a cabo cuando menos dos veces al mes, según lo requiera el Presidente. Deben tratarse asuntos administrativos generales de la Asociación, problemas especiales, preparación de agendas, búsqueda de soluciones a problemas específicos, y preparación comunicados para los miembros de AMIGA. Preparación de sesiones de entrenamiento en coordinación con los comités de entrenamiento, análisis y presupuesto, corrección de reuniones, y presentación de asuntos para discusión en la reunión de Asamblea General. También debe considerar:
a. Admisión de nuevos miembros.
b. Aprovación de compras.
c. Respuesta a correspondencia.
d. Asignación de comités.
e. Autorización de pagos.
f. Problemas o solicitudes específicas de los miembros.
g. Relevos y llamamientos de miembros de comités, etc.

3. Sesion de Entrenamiento. Esta reunión incluye a todos los miembros de AMIGA, y por lo regular se convoca por el comité de entrenamiento, con la aprobación del liderismo de la asociación, y el facilitador. Considera los siguientes puntos:
a. temas específicos de entrenamiento
b. Materiales necesarios
c. Lugar para demostración
d. Tiempo para la demostración
e. Participación especial de miembros

4. Asamblea Especial. Deben estar presentes todos los miembros. Se debe convocar por el liderismo cuando haya una crisis o emergencia. Algunos casos pueden ser: desastres naturales, muerte de algún miembro, expulsión de algún miembro, actividades especiales u otros asuntos que requieran solución inmediata. Esta reunión se convoca raramente, y sólo bajo circunstancias especiales.

Concepto 4

Organización de Comités
Los varios comités se organizan bajo la dirección del liderismo de la Asociación, y se seleccionan para llevar a cabo tareas específicas. Solamente el presidente del comité deberá ser aprobado por unanimidad. Este seleccionará a uno o dos individuos para ayudarle en su asignación.
1. Comité de Coordinación: Responsable de auditar los libros mensualmente, y reportar a la asamblea general de cualquier irregularidad en los procedimientos financieros. Se asegura de que todas las asignaciones y compromisos de la asociación se estén llevando a cabo. Supervisa la distribución de fondos y revisa el horario de pago de préstamos de los miembros.
2. Comité de Producción: Responsable de
asegurarse de que todos los miembros tengan al día sus cuadernos de Registro de Producción. Ayuda al liderismo a planear el programa anual de producción, ayuda en la ejecución del plan técnico con el facilitador. Ayuda en la preparación del calendario anual agrícola.
3. Comité de Insumos: Responsable de ver que todos los insumos se distribuyan y utilicen adecuadamente. Ayuda al liderismo a localizar insumos, cotizar precios y calidad de productos. Ayuda en la preparación del Paquete de Producción Agropecuaria, y otras áreas realacionadas con la producción.
4. Comité de Membresía: Responsable de identificar a nuevos miembros, y presentar sus nombres para la aprobación de AMIGA. Orienta y establece un registro de los nuevos miembros, instruyéndoles en cuanto a las reglas y estatutos de AMIGA.
5. Comité de Actividades Sociales: Responsable de preparar las actividades sociales de la Asociación.
6. Comité de Entrenamiento: Responsable de coordinar y preparar cursos especiales, conferencias, seminarios y sesiones de entrenamiento. Notifica a todos los miembros para que asistan a la sesión de entrenamiento. Ayuda al facilitador a juntar a todos los miembros para los días de entrenamiento en el campo, promueve la investigación científica entre los miembros, prepara literatura, folletos, boletines, etc. para distribuir entre los miembros durante el entrenamiento, y promueve la educación de los miembros de AMIGA en general.

Concepto 5

Administración Financiera
Las metas del Instituto Benson, en cuanto al establecimiento de AMIGA, son:
1. Enseñar a las familias a ser autosuficientes.
2. Capacitar a los pequeños agricultores en cuanto a cómo manejar un crédito.
3. Proveer asistencia de enseñanza que promueva la generación de ingresos.
4. Proveer un vehículo por medio del cual haya un control adecuado y efectivo de
fondos, préstamos y crédito.
5. Enseñar principios de honestidad e integridad.
6. Eliminar tendencias paternalistas.

"Las comunidades rurales de los países en vías de desarrollo por lo regular ahorran y solicitan préstamos a través de instituciones indígenas informales" (2) An Oxfam Manual for development works, B.Pratt and J. Boyden, 1985.
Los más comunes son:
Ahorros: Esconder el dinero, comprar artículos de valor o ganado, pedir que amigos guarden dinero o bienes.
Crédito: Amigos y vecinos, prestamistas, terratenientes.

Este sistema es muy prevalente y necesita estudiarse cuidadosamente, a fin de implementar un programa de financiero de préstamos entre los miembros de AMIGA. El Instituto Benson ha establecido reglas básicas en cuanto a lo que puede y no puede hacer.

El Instituto Benson no puede:
1. Prestar dinero a individuos
2. Ofrecer un préstamo más grande de lo que la capacidad del agricultor le permitirá pagar.
3. Prestar dinero para la compra de tierra, artículos personales, o para salir de deudas.
4. Financiar operaciones comerciales.

El Instituto Benson sí puede:
1. Otorgar un préstamo a AMIGA.
2. Ofrecer préstamos a AMIGA para la compra de insumos agrícolas u otros gastos relacionados.
3. Financiar proyectos específicos de desarrollo comunitario.
4. Otorgar préstamos a agricultores por medio de AMIGA, de acuerdo con su capacidad de pagar éste.

Antes de conceder un préstamo a AMIGA, el Instituto Benson:
1. Hará una evaluación de las necesidades de crédito de los miembros.
2. Identificará el tipo de insumos necesarios para lograr la auto-
suficiencia.
3. Preparará un programa financiero en conjunto con el liderismo, referente a las necesidades de cada miembro.
4. Alentará el ahorro por parte de los miembors.
5. Analizará otros recursos de crédito disponibles en el área.
6. Evaluará la tasa de interés, equivalente a la tasa local prevalente en el programa de préstamos.
7. Esperará que AMIGA devuelva los préstamos otorgados, dentro del período de tiempo acordado.

Después de completar la evaluación de las condiciones de la comunidad o asociación (ENBH), el Instituto Benson y el liderismo de AMIGA harán lo siguiente:

1. Preparar una lista de los miembros participantes.
2. Seleccionar el banco en el que se administrará el dinero.
3. Los préstamos se aprobarán y se depositará el dinero en una cuenta bancaria local (ahorros, transferencia o cheques), con dos firmas (una del coordinador del Instituto, y la otra del presidente de la asociación).
4. Los miembros firmarán un acuerdo de pago de préstamo, y recibirán una copia de éste.
5. El Tesorero guardará todos los acuerdos y prepará un horario de pagos. El Tesorero recolectará los pagos, dará recibos, y depositará con regularidad el dinero en la cuenta bancaria.
6. El coordinador del Instituto Benson, junto con el liderismo de la asociación, hará una evaluación de la tasa de interés, la cual no será inferior a la tasa local de un banco rural.
7. El Instituto Benson revisará el estado de cuenta cada mes.
8. El liderismo de la asociación proveerá una lista de todos los miembros que reciban insumos agrícolas, incluyendo el valor monetario.

El liderismo de la asociación está ahora listo para comenzar la compra de los insumos agrícolas necesarios. Es responsabilidad de
la asociación el localizar los insumos y hacer los arreglos necesario para la transportanción de éstos. La distribución de insumos se hará en presencia del liderismo de la asociación y el coordinador del Instituto Benson. Cada miembro inspeccionará cuidadosamente sus insumos, y firmará el acuerdo de pago. Los insumos ahora se encuentran en manos de los miembros.
Cualquier queja o problema debe resolverse allí mismo, a fin de evitar confusiones en cuanto a la cantidad, valor, y suma total del préstamo a pagar.

(*)Tesorero:

Es responsble de mantener un registro exacto y al día, de todas las transacciones financieras y bancarias en que incurra la asociación. Responde directamente al presidente de la asociación, y bajo el liderismo de la presidencia, prepara los pagos mensuales y estados de cuentas. Otras responsabilidades incluyen:
1. Mantener una versión actualizada del reporte financiero mensual.
2. Otorgar recibos de todos los pagos que reciba.
3. Mantener un inventario de todos los activos de la asociación.
4. Firmar recibos, correspondencia y otros documentos relacionados con estados financieros, según lo requiera el presidente.
5. Contribuir en la preparación del presupuesto anual.
6. Recibir los ingresos de AMIGA
7. Depositar todo el dinero que pertenezca a la asociación, en la cuenta bancaria.
8. Hacer los pagos correspondientes de todas las facturas, en preparación para el reporte financiero mensual.
9. Poner al liderismo al tanto de cualquier irregularidad en los procedimientos financieros.
10. Promover una administración financiera sana, presentando temas específicos en la reunión de asamblea general.
11. Auxiliar al presidente en la distribución de fondos.

(*) Refiérase a la Guía de Instrucciones para Asociaciones de Amigos Agricultores
Marzo 1991.
Encabezado